Marco legal de la firma electrónica en el Perú
Antes de indicar cuales son los beneficios de la firma electrónica es necesario mencionar que en el año 2000 se promulgó la Ley N° 27269 – Ley de firmas y certificados digitales, con el objeto de regular la utilización de la firma electrónica, otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita que conlleve manifestación de voluntad.
Desde entonces se han publicado normas promoviendo el uso de la firma electrónica en el Perú y su aplicación en diferentes instituciones.
Trámite de constancias y certificados antes de la firma electrónica
Todos en algún momento hemos tenido que realizar trámites ante alguna entidad del Estado, desde obtener una Partida o Acta de Nacimiento, una constancia de estudios, certificado de antecedentes penales o Acta de defunción, etc. ya sea para estudiar, postular a algún trabajo o para cumplir algún requisito de algún otro trámite.
Estos trámites se encuentran regulados en la Ley N° 27444 Ley de Procedimientos Administrativos y en los correspondientes Textos Únicos de Procedimientos Administrativos – TUPA de cada entidad. Dependiendo de cada institución los pasos a seguir serán:
- Dirigirse a la oficina de la entidad dónde se va a realizar el trámite (si va un representante debe llevar una carta poder)
- Presentar o mostrar el documento de identidad
- Presentar una solicitud con los datos del solicitante o administrado, adjuntado los requisitos exigidos
- Pagar la tasa correspondiente en el banco de la nación o en la caja de la institución
- Recabar el cargo
- Regresar o esperar por el documento solicitado o la respuesta
En cada una de esas etapas generalmente se tienen que hacer colas, ir de una dependencia o ventanilla a otra, verificar si falta algún requisito, por lo que además de las tasas se gastan recursos económicos en pasajes o combustibles y tiempo. El tiempo tiene un componente adicional debido a que los trámites al tener que realizarse en horario laboral coinciden con el horario de trabajo del solicitante que puede equivaler a descuentos o compensaciones, lo que significa un mayor sobrecosto para realizar el trámite que muchas veces no es considerado ni cuantificado a simple vista.
Vigencia y oportunidad del documento “original”
Recibido el certificado o constancia, debemos tener presente que generalmente tiene un plazo de vigencia, transcurrido el cual es necesario volver a iniciar el trámite, con la consiguiente inversión.
Otro aspecto a tener en cuenta se refiere a lo que denominaremos la “oportunidad” del documento, por cuanto generalmente solo puede utilizarse una sola vez. Por ejemplo, luego de tramitarse el certificado de antecedentes penales este solo podría presentarse a una determinada entidad y para un fin especifico, si se desea presentar a varias instituciones o para diferentes fines, entonces debería tramitarse un ejemplar para cada entidad, con los respectivos costos y sobrecostos.
El uso de las copias en reemplazo de los documentos originales
Para solucionar este aspecto se suele recurrir a la presentación de copias legalizadas o certificadas vía notarial, que si bien es cierto recientemente se han emitido disposiciones indicando que pueden presentarse copias “simples” o declaraciones juradas en reemplazo de los documentos originales, todavía son muchas las instituciones que aceptan o exigen la presentación de los originales. En el caso de las copias legalizadas a pesar de tener un costo, este siempre es mucho menor que la tasa que se debe pagar para el trámite, además tiene la ventaja que pueden utilizarse tantas veces como copias se dispongan y seguir conservando el documento original para presentar en la entidad que lo exija.
Características del trámite “tradicional”
En resumen, podríamos indicar que el trámite de una constancia o certificado de la manera tradicional tiene las siguientes características
- Debe realizarse de manera presencial y personal
- Debe redactarse una “carta poder” si el trámite lo va a realizar un representante
- Además de la tasa por el trámite existen sobre costos por traslados y descuentos por tiempo no trabajado
- Se debe disponer de tiempo en cada etapa del proceso
- El documento solo puede presentarse en una oportunidad
Estrategia de Gobierno Digital.
Como parte de la estrategia de Gobierno Digital en mayo de 2018 se anunció el lanzamiento de la plataforma pagalo.pe del Banco de la Nación, que permite pagar en internet tasas de diferentes entidades públicas utilizando tarjetas de crédito o débito.
Adicionalmente, la promulgación de normas complementarias como la R.M N°119-2018-PCM, que creó los Comités de Gobierno Digital en cada entidad, el D. Leg. N° 1310 que dispone que todas las entidades del Poder Ejecutivo deben contar con procedimientos administrativos validados o el D.L. N° 1246 que dispone implementar la interoperabilidad entre entidades de la Administración Pública.
Esta estrategia permite por ejemplo que hoy en día para tramitar un certificado de antecedentes penales, desde una computadora, smartphone o tablet se tengan que realizar unos pocos procedimientos:
- Ingresar a la plataforma pagalo.pe
- Seleccionar el pago de la tasa
- Escoger el medio de pago y pagar la tasa
- Descargar el certificado de antecedentes penales
Características del trámite electrónico
En la mayoría de casos de documentos como constancias o certificados gestionados electrónicamente los procedimientos son similares, es decir ingresar a la plataforma, gestionar el pago y descargar en nuestro equipo el documento electrónico.
Podemos identificar algunas características de los documentos que son tramitados de manera electrónica y que cuentan con Firma Electrónica o con Firma Digital:
- Mientras esté vigente el documento puede imprimirse cuantas veces sea necesario, sin necesidad de realizar el trámite o pagar la tasa nuevamente.
- La vigencia del documento es por tiempo limitado (depende de cada entidad) y varía de 3 a 6 meses en promedio
- No es aceptado por los notarios para legalización de copias, pero no debería existir inconveniente para que verifiquen y certifiquen que efectivamente el documento se encuentra alojado en la página web de la entidad emisora
- El documento impreso solo es la representación física del documento electrónico. El documento electrónico puede ser consultado en el sitio web establecido por la entidad las veces que sea necesario
- Implica que la entidad disponga de infraestructura tecnológica para almacenar y poner a disposición la consulta de los documentos electrónicos
Beneficios de la firma electrónica
Los documentos generados mediante la plataforma de pagalo.pe o de entidades como SUNEDU u otras, pueden ser emitidos gracias a que han adecuado sus procesos y cuentan con Firmas Electrónicas.
Entre los beneficios de la firma electrónica aplicada a las plataformas digitales podemos mencionar los siguientes:
- No hacer colas, evitando sobre costos
- No gastar en pasajes o combustible (ahorro de tiempo en horas en el tráfico)
- No se requiere presentar documentos o requisitos adicionales
- Todo el proceso puede demorar menos de 10 minutos
- Todo el proceso se puede realizar en un solo lugar sin desplazarse
- Puede realizarlo un tercero sin necesidad de una carta poder
- Disponer de todos los ejemplares que se requieran las veces que sea necesarios
Algunas personas pueden indicar que las entidades públicas obtendrán menos recursos por la emisión de constancias o certificados, pero debemos tener presente que esos recursos directamente recaudados son ingresos adicionales ya que las entidades públicas reciben anualmente un presupuesto para su funcionamiento
Es recomendable que las entidades públicas realicen mayor difusión entre sus usuarios y capacitación a sus colaboradores ya que son varios los casos en que los mismos trabajadores de la entidad desconocen los diversos formatos, (empezando por los recibos de pago y los documentos emitidos), llegando a veces incluso a no querer aceptarlos o generando procesos adicionales para verificar, consultar o validar los documentos.
Así mismo es recomendable que las entidades apliquen las normas referidas a neutralidad tecnológica ya que se dan casos en que sus sitios web los configuran para ser usadas solo en los sistemas operativos de Microsoft obligando a los usuarios a utilizar solo aplicaciones de esta empresa, en desmedro de otros sistemas operativos y aplicaciones